Si estás emprendiendo como autónomo o empresario, es muy probable que en algún momento llegue a tus manos una factura proforma, o que necesites crear una para tus clientes.
Si no sabes qué tipo de factura es esta, no te preocupes, no eres la única persona que desconoce la existencia de este documento. A continuación, te contamos todo lo que necesitas saber sobre las facturas proformas.
¿Qué es una factura proforma?
Se trata de un documento en el que se refleja una operación de compraventa, pero que no implica un compromiso definitivo, solo es un acuerdo entre la parte que realiza la venta y la parte compradora.
Este tipo de factura, es cada vez más utilizada por autónomos, pymes, empresas y nuevos emprendedores de todo tipo de negocios, ya que contiene toda la información que se requiere para hacer una negociación de compraventa, pero carece de valor fiscal o contable.
Estas facturas son provisionales, se entregan al cliente cuando se inicia la negociación para que este conozca con detalle cada importe a pagar, impuestos, tiempo de entrega, condiciones de pago y otros gastos adicionales al producto o servicio que se va a adquirir, y en caso de que la misma se concrete, la factura proforma será sustituida por una factura definitiva que sí tenga valor fiscal.
¿Para qué sirve una factura proforma?
Su principal función es informar al cliente cómo serán las condiciones de la negociación que se va a realizar, si este no se encuentra satisfecho con las mismas no aceptará la factura proforma ni asumirá la responsabilidad financiera que en ella se acredita, ambas partes pueden llegar a un nuevo acuerdo y realizar las modificaciones que sean necesarias.
Este tipo de factura no servirá para la contabilidad de la empresa, si la negociación se realiza con éxito, el vendedor deberá sustituirla por una factura definitiva que sí tenga valor fiscal.
Es importante destacar que aunque las facturas proformas no gozan de valor fiscal ni contable, sí tienen validez jurídica. En caso de que el cliente no quiera asumir la deuda que ha contraído con el vendedor, este podrá demandarlo legalmente y utilizar la factura proforma como prueba de la negociación realizada.
Diferencia entre factura y factura proforma
Como ya hemos mencionado, la principal diferencia entre una factura comercial definitiva y una proforma, es que la primera tiene valor fiscal y contable y la segunda no.
La segunda diferencia es que la proforma se puede modificar, mientras que en una factura definitiva esto no es permitido.
La tercera y última diferencia, es que la proforma se utiliza para informar al cliente los términos de una negociación, mientras que la factura definitiva se utiliza para dejar constancia fiscal y contable de la operación comercial realizada.
Diferencia entre presupuesto y factura proforma
Los presupuestos son uno de los documentos más utilizados por empresarios y autónomos, y también, uno de los más confundidos con las facturas proformas.
Los presupuestos se utilizan para informar a un posible cliente sobre el coste final del producto o servicio que se está vendiendo y no tiene ningún tipo de validez fiscal, contable ni jurídica, mientras que la factura proforma si tiene valor legal y se considera jurídicamente como un documento acreditativo para la actividad comercial.
¿Cómo hacer una factura proforma? Requisitos
Hacer una factura proforma para un cliente, es algo realmente fácil, no llevará más de unos pocos minutos, sin embargo, es muy importante asegurarse de que esta contenga toda la información de la negociación a realizar, y además, cumpla con los requisitos exigidos por la ley.
Los requisitos de una factura proforma son:
- Encabezado: este es el más importante de todos, ya que con él se especifica que se trata de una factura proforma y no de una factura comercial definitiva. El encabezado debe contener la palabra “proforma”, estar visible y ser de fácil lectura
- Fecha de emisión: hay que ser muy cuidadoso y específico con la fecha que se colocará en la factura proforma, ya que a partir de la fecha indicada iniciarán los plazos de entrega y de pago.
- Datos del vendedor: nombre, dirección de la empresa, negocio o domicilio, dirección de correo electrónico, DNI, número de teléfono y de IVA intracomunitario.
- Datos del cliente: deben especificarse los mismos datos que sean solicitados al vendedor y añadir los que se consideren necesarios.
- Descripción de la negociación realizada: especificar cuáles han sido los productos o servicios que se han vendido y su precio total
- Gastos adicionales: por ejemplo el transporte de la mercancía adquirida por el cliente
- Impuestos: IVA, IRPF, etc
- Numeración: aunque esto no es obligatorio, es recomendable incluir una numeración para tener un mejor control sobre la emisión de facturas proformas
¿Necesitas más información sobre las facturas proformas? Estamos siempre dispuestos a solucionar cualquier duda que tengas. Tan solo tienes que ponerte en contacto con nosotros llamándonos o rellenado el formulario. ¡Te esperamos!
